Supervision, Monitoring and Evaluation.

প্রশ্ন ঃ What is Supervision ? সুপারভিশন কাকে বলে?

উত্তর ঃ কোন নির্দিষ্ট কাজ নির্দিষ্ট সময়ে, নির্দিষ্ট নীতিমালার ভিত্তিতে সঠিকভবে বাস্তবায়ন হচ্ছে কিনা তা দেখা এবং প্রয়োজনীয় ফিডব্যাক ও পরামর্শের মাধ্যমে কাজের মান উন্নয়ন করাই হচ্ছে সুপারভিশন। মূলত নির্দেশনা (Direction), সমন্বয় (Coordination) এবং উদ্বুদ্ধকরন (Motivation)  এই তিনটি পৃথক পৃথক কাজের সমন্বীত রূপই সুপারভিশন। এক কথায় বলা যায় কাজ ও কর্মীর মধ্যে সমন্বয় সাধন করাই হল সুপারভিশন।

Importance of Supervision (সুপারভিশন এর গুরুত্) ঃ

• §  অভিষ্ট লক্ষ অর্জন
• §  কর্মীদের সঠিক পথ প্রদর্শন
• §  কাজ সম্পাদনে সহায়তা করা
• §  সমস্যা সম্পর্কে অবহিত হওয়া
• §  কাজের ঘাটতি চিহ্নিত করা
• §  কর্মীদের কর্মদক্ষতা বাড়ানো
• §  কাউন্সেলিং/ ডায়লগ
• §  প্রয়োজনে কর্মস্থল পরিবর্তন করা
• §  নির্ধারিত সময়ে কাজ সম্পাদন করা

Duties of a Supervisor (সুপারভাইজারের দায়িত্বাবলী) t

• Managing
• Monitoring
• Controlling
• Reporting
• Staff Development
• Staff Appraisal
• Training Management
• Asset Management
• Reduce Conflict
• Work selection for staff
• Communication with manger
• Communication with GO/NGO

What is Supportive Supervision?

Ans: Supportive supervision is a process which helps to achieve the project objective by developing mutual trust and regard between the roles of the supervisor and supervisee.

Why Supportive Supervision:

• Care for moral and motivation
• Improvement of competence/efficiency
• Support staff to identify problem with causes and solve those
• Improve knowledge and skill of supervises
• Establish responsive relationship between the staff and management

 Difference between traditional and supportive supervision:

Traditional Supervision	Supportive Supervision
Fault finding attitude	Co-operative attitude
Decisions taken unilaterally	Consulting before decision making
Authoritative	Mutual respect
Tendency to highlight the mistake of the supervisee	Minor mistake of the supervisee are tried to rectify
No positive stapes are usually taken to improve the skill of supervisor	Steps are taken to empower the supervisees through skill development training.

প্রশ্ন ঃ What is Monitoring?:( পরীবিক্ষন কি ?)

উত্তরঃ  (Trust is good but checking is better to achieve your goal অর্থাৎ মনিটরিং এমন একটি প্রক্রিয়া যার মাধ্যমে সংস্থার বা প্রকল্পের লক্ষ্য ও উদ্দেশ্যকে সামনে রেখে কাজের অগ্রগতি যাচাইয়ের জন্য তথ্য সংগ্রহ করা হয় এবং অর্জিত ফলাফলের সাথে লক্ষমাত্রার প্রভেদ নির্ণয় করে পরবর্তী পদক্ষেপ গ্রহণ করা হয়।

অন্যভাবে বলা যায়, নির্ধারিত প্রক্রিয়া ও পদ্ধতি বা নিয়মানুসারে কোন কাজ হচ্ছে কি না তা কাছ থেকে লক্ষ্যকরা এবং কোন প্রকার বিচ্যুতি হলে তা সাথে সাথে সংশোধন করে দেওয়াকে পরীবিক্ষন বা মনিটরিং বলে।

মনিটরিং প্রকল্প/কাজের চলাকালীন সময়ে করা হয়ে থাকে। সময়ের ভিন্নতা অনুযায়ী মনিটরিং বিভিন্ন ধরনের হয়ে থাকে-

•  Process Monitoring.
• Progress Monitoring
• Output Monitoring                                                                             Importance of Monitoring ( পরীবিক্ষন এর গুরুত্ব) t               
• বাস্তবায়নকারীকে সহায়তা করা (কাজে অগ্রগতি আনা)
• বাস্তবায়ন কাজে ত্র“টি বা দুর্বলতা চিহ্নিত করে তা কটিয়ে উঠতে সহায়তা করা
•  তথ্য উপাত্তের ভিত্তিতে প্রয়োজনীয় পরামর্শ এবং দিকনির্দেশনা প্রদান করা
• পরিকল্পনা ও উদ্দেশ্য অনুযায়ী কাজের অগ্রগতি বিশ্লেষণ এবং প্রয়োজনে পুনঃপরিকল্পনা করা

Importance of the Monitoring

o To project management updated about progress of the project activities at the field level

o To enable project people know about strengths and weaknesses of the projects

o The project management determines the supports needed to overcome weakness

o To enable project management take corrective measures timely

o To ensure optimum uses of projects resources

o To ensure effectiveness and efficiency of the project

 

প্রশ্ল ঃ Why Participatory Monitoring? অংশগ্রহণমূলক পরীবিক্ষনের প্রয়োজনীয়তা কি ?

• উত্তর ঃ অংশগ্রহণমূলক পরীবিক্ষনের মাধ্যমে-
• §  পরিকল্পনা অনুসারে কাজ হচ্ছে কিনা তা জানতে পারবেন
• §  নিয়মিত কাজের অর্গগতি সম্পর্কে জানতে পারবেন
• §  নিজ নিজ দায়িত্ব এবং তা কতটুকু পালন করা হল তা জানতে পারবেন
• §  দলগত কাজে একে অন্যকে কিভাবে সাহায্য করছেন তা জানতে পারবেন
• §  কার্যক্রম বাস্তবায়নে কোন সমস্যা সৃষ্টি হলে তা সমাধান করতে পারবেন
• §  পরিবর্তীত পরিস্থিতি চাহিদা অনুসারে বিভিন্ন সেবা প্রদানকারী প্রতিষ্ঠানের সাথে যোগাযোগ করতে পারবেন
• সুপারভিশন ও মনিটরিং এর তুলনামূলক আলোচনা ঃ

সুপারভিশন	মনিটরিং
১ .সুপারভিশন হল ব্যক্তি ব্যবস্থাপনার একটি হাতিয়ার	১. মনিটরিং হল সংস্থা বা প্রকল্প ব্যবস্থাাপনার এাটি হাতিয়ার
২ .সুপারভিশন কোন ব্যক্তির উপর অর্পিত দায়িত্ব সমূহের  সাথে অর্পিত দায়িত্ব পালনের লক্ষ্যমাত্রার দিকে নজর দেয়।	২. মনিটরিং লক্ষ্য অর্জনের পদ্ধতি সমূহের উন্নয়নের উপর নজর দেওয়াতে সাহায্য করে।
৩. সুপারভিশন সাধাারনত কোন কর্মীর উর্ধত্বন কর্মকর্তা দ্বারা         করা হয়।	৩. মনিটরিং প্রকল্প সম্পর্কে ধারণা সম্পন্ন যে কোন ব্যক্তি     করতে পারে।
৪. সুপারভিশন কোন ব্যক্তির কার্যবিধির ক্ষেত্রসমূহ নিরূপন করে।	৪. মনিটরিং প্রকল্পের উদ্দেশ্য অর্জনের ক্ষেত্রসমূহ নিরূপন  করে।
৫. সুপারভিশন হল এক ধরনের নেতৃত্ব দান	৫. মনিটরিং হল তথ্য সংগ্রহ
৬. সুপারভিশন হল নির্দেশনা প্রদান	৬. মনিটরিং হল নির্দেশনা ও কর্ম সঠিকভাবে হলো কি না তা যাচাই করা
৭. সুপারভাইজার নিজেই একজন মনিটর	৭. মনিটর সুপরভাইজার নয়

 

Differences between monitoring and evaluation

Monitoring	Evaluation
Continuous process	Mid-term or end of a project
Create opportunity to take any correctional measurement	Help to take any decision after the evaluation
Assess the present situation of work	Assess that what extent the project objectives has achieved
Monitoring is mainly done by the implementer	Mainly done by the external expert and the management level staff
Process oriented	Result oriented
Partially	Fully
The results of monitoring is useful for evaluation	There is no scope to use the findings of an evaluation in monitoring
More use of follow up	Less scope to follow-up
Help to strengthen an effective supervision	No scope to help supervision
Monitoring does not consider the external factors	All external factors considered in evaluation
Quicker process	Lengthy process
Mostly deals with primary data	Both primary and secondary data
Not depth, doesn’t analysis causes	In depth, analysis the causes, helps, helps in policy making & redesigning of program

Differences between monitoring and evaluation

MONITORING	EVALUATION
To measure whether the objectives are implemented properly	How much of the objectives are achieved
To measure input and output	To verify whether outputs are satisfactory or not when compared to the inputs
Helps to run the program according to the original plan	Recommends on the future of the program
Monitoring takes place within the framework of the project and it is done by the	Evaluation always requires the involvement of persons outside the project management
Monitoring is a regular process	Evaluation conducted after a certain time
Check progress towards output targets	Measures progress and explains reasons for the result: progress is seen more in terms of objectives
Reports on current progress in short intervals	Provides an in-depth assessment of
Monitoring identifies problem	Evaluation can avoid these problems when designing new programm.

Note: Sometimes outputs of the monitoring of the will be inputs of the evaluation Goals and Objectives-the core of any M&E system:

 

প্রশ্নঃ  What is Evaluation (মূল্যায়ন কি) ?

উত্তর ঃ কোন পরিকল্পনা বা কাজের মেয়াদ শেষে তার পূর্বনির্ধারিত উদ্দেশ্য কতটুকু অর্জিত হয়েছে তা দেখাকে মূল্যায়ন(Evaluation) বলে। মূল্যায়ন কোন কাজ বা প্রকল্পের মধ্যবর্তী সময়েও হতে পারে। কোন কার্যক্রম বা প্রকল্পের সাফল্য ব্যর্থতা জানার জন্য মূল্যায়ন প্রয়োজন হয় এবং তা প্রকল্পের উদ্দেশ্যের সাথে সম্পর্কিত। বস্তুত প্রক্রিয়াগত ভিন্নতা ছাড়া পরীবিক্ষণ (Monitoring) ও মূল্যায়ন  (Evaluation) পরস্পরের সাথে সম্পর্কিত।

Types of Evaluation

Formative Evaluation: The main purpose of formative evaluation is to guide improvement the practice while the project is being implemented. Formative evaluation is commonly referred to as mid-term evaluation. Formative evaluation assesses the capacity of the project to achieve that is set out to do. It addresses management and implementation in terms of relevance, effectiveness, efficiency and potential sustainability. It facilitates to bring change in project assumption, goals, objectives and implementation strategy.

 

Assumptive Evaluation: This evaluation is conducted at the time the project is completed. It is commonly referred to as final or Impact evaluation. It evaluates whether a project has achieved its states goals or not. This type of evaluation assesses changes (positive and negative) in the lives of the target population. Although it may not serve the project participants further but the lesson learned can be very useful for development strategies and plans for future project.

 

Ex-post Evaluation: An external and in-depth study of the impact of a project on the target population after an interval from the closer of project. The preferred interval between closer of project and an ex-post evaluation is 5-10 years. Rarely done due to lack of donor willingness.

প্রশ্ন ঃ Participatory Evaluation (অংশগ্রহণমূলক মূল্যায়ন) কি ও কেন প্রয়োজন ?

উত্তর ঃ জনগণের অংশগ্রহণের মাধ্যমে পরিকল্পনা প্রণয়ন, বাস্তবায়ন ও তদারকীর পর নির্দিষ্ট মেয়াদান্তে কার্যক্রমের অগ্রগতি মূল্যায়ন করা হয়। মূল্যায়নের ফলাফলের ভিত্তিতে পরবর্তী কর্মপরিকল্পনা প্রস্তুত করা হয়। উন্নয়নের ফলভোগকারী জনগণ যদি নিজেরা নিজেদের মূল্যায়ন করে তাহলে নিজেরা বুঝতে পারে-

* কার্যক্রম বাস্তবায়নের ফলে কি কি সফলতা এসেছে

* কোন কোন ক্ষেত্রে সমস্যা হয়েছে এবং কেন

* কোন কোন ক্ষেত্রে আশানুরূপ ফল পাওয়া যায়নি এবং কেন

* ভবিষ্যত কার্যক্রমকে আরও গতিশীল ও যথোপুযুক্ত করতে হলে কি কি বিষয়ের প্রতি গুরুত্ব দিতে হবে

Participatory Monitoring and Evaluation:

Participatory Monitoring and Evaluation is a process of collaborative problem solving through the generation and use of knowledge. It is a process that leads to corrective action by involving all levels of stakeholders in shared decision-making.